Profesionální řešení správy
elektronické dokumentace
 
 

Novinky

Správa elektronické dokumentace – proč ji ve firmách řešit?

Systémy pro správu dokumentů byly v první fázi svého vývoje (hovoříme zde o konci 80. a začátku 90. let 20. století) orientovány především na podporu předvýrobních etap vývoje nových výrobků. Druhou polovinu devadesátých let lze následně charakterizovat jako období implementace jednotlivých IT systémů – charakterizovaných jako „informační ostrůvky automatizace“. Většina firem úspěšně nasadila různé informační systémy zaměřené zvláště na řízení a plánování výroby. V předvýrobních etapách pak implementace CAD/CAM/CAE stále jasněji potvrzovala nárůst rychlosti a kvality práce. Konec 20-tého století přináší do problematiky systémů správy elektronické dokumentace rozšiřitelnost (modulárnost) těchto systémů. Jedná se tedy nejen o samotnou správu konstrukčních dat, ale o pokrytí komplexních technických dat v průběhu celého životního cyklu výrobku.

Úvod
Systémy pro správu dokumentů byly v první fázi svého vývoje (hovoříme zde o konci 80. a začátku 90. let 20. století) orientovány především na podporu předvýrobních etap vývoje nových výrobků. Druhou polovinu devadesátých let lze následně charakterizovat jako období implementace jednotlivých IT systémů – charakterizovaných jako „informační ostrůvky automatizace“. Většina firem úspěšně nasadila různé informační systémy zaměřené zvláště na řízení a plánování výroby. V předvýrobních etapách pak implementace CAD/CAM/CAE stále jasněji potvrzovala nárůst rychlosti a kvality práce. Konec 20-tého století přináší do problematiky systémů správy elektronické dokumentace rozšiřitelnost (modulárnost) těchto systémů. Jedná se tedy nejen o samotnou správu konstrukčních dat, ale o pokrytí komplexních technických dat v průběhu celého životního cyklu výrobku.

Rozdělení systémů
V praxi se lze setkat s různými zkratkami, které systémy správy dat označují. V zásadě je lze pro jednoduchou orientaci rozdělit následujícím způsobem:
•DMS (Document Management System) – systém správy dokumentace
•PDM (Product Data Management) – správa produktových dat
•PLM (Product Lifecycle Management) – správa životního cyklu produktu

Řazení je provedeno od nejjednodušších systémů po nejsofistikovanější. Tyto systémy se mohou zpočátku jevit pouze jako určitá pomůcka, nicméně dříve či později většina jejich uživatelů přijde na zásadní poznatek, že tyto systémy ve skutečnosti tvoří jeden ze základních pilířů každé firmy či instituce.

<b>Správa elektronické dokumentace – proč ji ve firmách řešit?</b>Základní požadavky
Každý systém správy dat by měl z hlediska správy dat ve svém tzv. jádře splňovat následující základní požadavky:
•centrální ukládání dat – zabezpečené úložiště souborů
•klasifikace dokumentů - spočívá v klasifikaci dat podle typu ukládaných dokumentů do daného systému
•vytvářet dotazy na data - systém musí dovolit vytvářet na základě atributů dotazy na uložená data
•strukturovat produkty – podpora tvorby kusovníkových struktur výrobků
•možnosti schvalovacího, změnového řízení v průběhu vývojového a výrobního procesu výrobku
•zabezpečený přístup uživatelů
•zajištění efektivního zahájení a řízení výroby s návazností na ostatní podnikové IS

Příklad přínosu nasazení systému správy dat v projekční či konstrukční firmě
•Redlining (potřeba grafických poznámek bez zásahu do původní binární struktury souboru) – pracovníci bez CAD licencí mohou dokreslovat své poznámky do CAD výkresů formou speciální hladiny
•Prohlížení CAD dokumentů nonCAD pracovníky – možnost ušetřit značné finanční prostředky za licence CAD software
•Potřeba revizního/změnového řízení – běžná záležitost při vývoji technické dokumentace, závisí na podnikových zvyklostech
•Provázání s rohovým razítkem – všechny informace se zadává pouze JEDNOU, data se automaticky přenesou z atributů přímo z/do rohového razítka - typicky autor změn, název dokumentu, číslo verze…)

Základem je technická analýza požadavků
Pokud se ve vaší firmě právě rozhodujete o pořízení takového systému, je nutné si v první řadě ujasnit, proč takový systém chcete, co od něj konkrétně očekáváte, kolik na něj máte vyhrazeno peněz, s jakými dalšími systémy má komunikovat atd. Systémy DMS, PDM a PLM nelze brát jako krabicové produkty, které si koupíte, nainstalujete a každý pracovník je bude nějak svým způsobem používat podle toho, jak se mu bude chtít. Je potřeba stanovit přesná pravidla (nejlépe v souladu s normami jakosti ISO), k čemu bude systém sloužit, jaké informace a soubory do něj budou vstupovat, kdo je tam bude dávat, kdy je tam bude dávat, kdo je bude schvalovat atd.
Z těchto důvodů je vhodné přizvat již k prvním úvahám o nasazení některého z DMS/PDM/PLM systému odborníky, kteří díky svým zkušenostem dokáží vést vaši firmu přímější a rychlejší cestou k vytouženému cíli, dokáží varovat před možnými úskalími a popíšou výhody jednotlivých řešení. Nasazení některého z pokročilých systémů je vždy individuálním projektem. Začít s výběrem vhodného systému pomocí analýzy se sofistikovanými konzultanty dokáže již od samotného začátku citelně ušetřit vaše finanční prostředky.

zpět
Projekty Firemní informační portál CONTACT.CZ a Inovace procesů systémů řízení Sovasystem vznikly v rámci operačního programu Podnikání a inovace (OPPI). Tyto projekty jsou spolufinancovány Evropským fondem pro regionální rozvoj a Ministerstvem průmyslu a obchodu. MPO   EU logoOPPI