Správa ISO dokumentace
Systém DOCLINE lze výhodně použít pro správu dokumentace ISO. Každá certifikovaná společnost musí mít dokumenty, které popisují ISO v takovém systému, kde je nutné prokazatelné doložení platnosti jednotlivých směrnic, schválení, verzování, komentování změn, atd. Samozřejmostí je jednoduchý on-line přístup k těmto dokumentům pouze těm pracovníkům, kteří mají přidělená práva. Nasazením aplikace DOCLINE si firma vyřeší starost o vedení a správu ISO dokumentace v elektronické podobě. Nasazením tak ušetří čas na jejich správu a zajistí požadovanou bezpečnost a přístupnost.
zpět
Správa dokumentů k projektům
V dnešní době vzniká velký tlak na schopnost firem udržet pořádek v dokumentaci, která se váže k jejich projektům či zakázkám. Nestačí pouze jen ukládat dokumenty do adresářové struktury - požadavky jdou dále směrem k vytváření dalších popisných atributů k dokumentům (k jakému projektu je tato zpráva, jaká klíčová slova obsahuje, jak je časově omezena, atd..). Systém DOCLINE zajistí vhodný způsob ukládání dokumentů, jejich zabezpečení a vytvoření popisných atributů. Takto si firma vytvoří jednoduchou správu elektronických dokumentů pro všechny účastníky projektu či zakázky (projektanty, konstruktéry, obchodníky, administrativní pracovníky, atd..), kteří do systému vkládají dokumenty přesně tam, kam je systém nasměruje. Profesionálním ukládáním dokumentů k projektům si firma vytvoří nejen bezpečné a jednoduché úložiště, ale také sníží náklady na vyhledávání a ztrátu dokumentů. U každého dokumentu je vždy přesně zaznamenávána historie toho, kdo a kdy co s dokumentem prováděl.
zpět
Sdílení a publikace dokumentů na Internetu
DOCLINE lze velmi jednoduše použít jako vhodnou aplikaci pro sdílení a publikaci dokumentů na Internetu. Pomocí funkcí na export a import dokumentů lze zajistit jejich hromadnou aktualizaci a publikaci. Uživatel si může kdykoliv aktualizovat daný soubor, nastavit u něj příslušná práva jako čtení, zápis změny a mazání. Ke každému adresáři lze nastavit skupinová práva, která zabezpečí zajištění přístupnosti k dokumentům jen vybraným uživatelům. DOCLINE takto poskytuje řešení pro zveřejnění dokumentů jako např. ceníky, firemní šablony, technické dokumenty, certifikáty, katalogy a mnoho dalších užitečných dokumentů, které jsou potom neustále přístupné kdykoliv pomocí sítě Internet. Využití firma nalezne hlavně tam, když potřebuje sdílet dokumenty se svými obchodníky, vedoucími různých projektů, partnery, investory, atd.. Dokumenty jsou pro všechny zúčastněné subjekty dostupné na jednom místě a firma je udržuje centrálně v platných verzích.
zpět
Archivace dokumentů
Požadavky firem na archivaci a centrální ukládání dokumentů jsou stále náročnější. Je důležité vždy archivované dokumenty vhodně strukturovat a zabezpečit. DOCLINE umožňuje firmám nastavit několik úrovní zabezpečení (na centrální sklad, adresář a samotný dokument). Dále umožňuje vhodnou formou popsat jednotlivými atributy daný dokument (projekt, investor, autor, popis dokumentu a mnoho dalších.) Pomocí těchto atributů se stává prohledávání velkého množství dokumentů velmi jednoduché, rychlé a výkonné. Archiv dokumentů si může firma rozdělit do několika dokumentových skladů, rozdělit je na jednotlivé adresáře např. dle roků, projektů, zakázek, zákazníků, investorů, atd..
zpět
Verzování, schvalování a workflow dokumentů
V rámci pracovních týmů roste neustále tlak na schopnost udržovat dokumenty dle firemní politiky, ISO, vývoje projektů, atd. Proto je nutné mít dokumenty stále pod kontrolou a vědět, které jsou platné, schválené, v jaké verzi se právě nacházejí a kdo na nich právě pracuje. Typickým příkladem je vývoj dokumentu jako např. výkres podlaží domu. Tento dokument musí uživatel primárně vytvořit – uložit na správné místo a popsat jeho atributy. Další členové týmu dostanou automatickou notifikaci, že v daném projektu vznikl nový dokument. Mohou si jej přečíst, nebo případně editovat. Dokument dále prochází svým vývojem a vznikají jednotlivé jeho verze. Kdykoliv je možné zobrazit starší verzi. V okamžiku, kdy autor pracuje na nové verzi dokumentu, systém jej automaticky „zamkne“ – tzn. neumožní ostatním uživatelům jej přepsat. Tím je zajištěn tzv. životní cyklus dokumentu. Při dokončení práce nad dokumentem je požádána odpovědná osoba ke schválení dokumentu. Opět jsou všichni účastníci projektu informováni o této změně a mají k dispozici přesný přehled změn nad dokumentem – historie dokumentu. Takto vytvářená dokumentace zajistí firmám velmi efektivní práci na rozsáhlých projektech. Firma získává bezpečnou správu projektů, neustálou kontrolu a archivaci dokumentů, mnohouživatelský přístup, týmovou spolupráci, rychlé vyhledávání a on-line přístup k dokumentům.
zpět
Týmová spolupráce s externími spolupracovníky
Mnoho firem dnes využívá spolupráci s mnoha externími spolupracovníky (projektanti jednotlivých profesí, právníci, účetní, atd..). Vzniká tím současně potřeba výměny elektronických dokumentů. Posílání mailů v tomto případě není již vhodnou formou k výměně dokumentů, jelikož vznikají duplicity, dochází k jejich ztrátě, nelze zabezpečit verzování, atd.. Proto je vhodné využít systém DOCLINE k vyčlenění sdíleného pracovního prostoru, ke kterému budou mít všechny zúčastněné strany svůj oprávněný přístup. Tzn., že např. projektant elektro, bude mít přístup jen k podkladům k projektu a dále k dokumentaci elektro. Investor bude mít zase přístup pouze ke schválené výstupní dokumentaci, atd.. Tímto způsobem si firma zajistí bezpečné ukládání dokumentů na jedno místo, sníží náklady na informovanost jednotlivých členů týmu, omezí posílání dokumentů, zajistí kontrolu nad všemi dokumenty, atd. Přechodem na systém DOCLINE získá firma efektivní způsob vedení projektů a zakázek.
zpět
Obecně o aplikaci DOCLINE
Systém DOCLINE je intranetová aplikace, která zabezpečuje firmám jednoduchou a bezpečnou správu dokumentů na Internetu. Pomocí tohoto systému lze jednoduše sdílet dokumenty mezi pracovními skupinami, sledovat vývoj projektů a zakázek, jednoduše archivovat, verzovat a schvalovat dokumenty. Aplikace je určena členům jakýchkoliv projektových týmů – projektantům, konstruktérům, investorům, managementu, atd..
Neomezený on-line přístup zabezpečuje všem jednoduchý přístup odkudkoliv. Mohou být připojeny nejen oddělení uvnitř firmy, ale také jednotlivé pobočky, externisti, subdodavatelé, investoři či zákazníci. Každý má svá práva, podle kterých může se systémem pracovat. Jediné, co potřebuje uživatel na svém lokálním PC, je tak pouze internetový prohlížeč (Internet explorer, Firefox, atd..) a připojení k síti Internet.
DOCLINE poskytuje přehlednou správu dokumentů do jednotlivých dokumentových skladů (např. dle projektu, zakázky, roku, atd..). V intuitivní hierarchické struktuře zobrazuje jednotlivé adresáře a soubory jako např. výkresy, smlouvy, technické zprávy, obrázky, atd.. Systém DOCLINE následně přebírá automatickou správu nad těmito dokumenty – hlídá jejich verze, znemožňuje jejich zneužití, eviduje kompletní historii, upozorňuje uživatele na změny, vydává a uzamyká dokumenty uživatelům.
Administrátor jednoduše nastavuje práva jednotlivcům a skupinám, zakládá sklady a konfiguruje jednotlivé atributy systému – atributy skladů, karet souborů, předdefinované adresářové struktury, číselníky, atd.
Silnou zbraní aplikace DOCLINE je multiatributové vyhledávání. Systém vyhledává nejen samozřejmě v názvech a popisech, ale také ve všech atributech, které mu byly zadány.
Provoz systému DOCLINE je možný ve dvou variantách:
- pronájem systému – ASP,
- lokální instalace na serveru zákazníka. Výhoda ASP pronájmu je jednoznačně v jeho jednoduchosti, rychlosti implementace (spuštění během několika hodin) , zákazník nemá náklady na provoz, údržbu a servis aplikace. Je zabezpečeno zálohování, firewall, pravidelné updaty a údržba systému. Všechny tyto služby jsou v ceně pronájmu.
Cena DOCLINE – pronájem na serveru SOVA NET
9.900 Kč – inicializační poplatek
- v ceně je nastavení aplikace, prvotní import dat, nastavení práv a skupin uživatelů, 4 hodinové zaškolení.
Měsíční pronájem aplikace:
do 5 uživ.- 1500 Kč/měs.
do 10 už. - 2500 Kč/měs.
do 30 už. – 3.600 Kč/měs.
neomezeně - 4.900 Kč/měs.
V ceně pronájmu je: diskový prostor pro uložení dokumentů, pravidelný update aplikace, zálohování dat během každých 24 hodin, telefonický a e-mailový hotline.
